Software
Quanto costa un software gestionale su misura: fasce di prezzo ed esempi
In Italia un software gestionale su misura costa in genere da circa 8.000 € per uno strumento semplice dedicato a un solo reparto, 20.000-50.000 € per un gestionale aziendale con più moduli e utenti, e oltre 50.000 € per piattaforme con app, molte integrazioni e requisiti di sicurezza elevati. Il prezzo dipende da quanti processi va a coprire, da quanti sistemi deve parlare e da quanti dati vanno migrati.
Di seguito spieghiamo da cosa dipende il costo, quali sono le fasce realistiche, quanto tempo serve e come leggere un preventivo per non avere sorprese a metà progetto.
Fasce di prezzo indicative
| Tipo di progetto | Esempio | Costo indicativo | Tempi indicativi |
|---|---|---|---|
| Strumento per un reparto | Gestione commesse, prenotazioni, magazzino semplice, sostituzione di un file Excel condiviso | 8.000-20.000 € | 1-3 mesi |
| Gestionale aziendale | Clienti, offerte, ordini, magazzino, scadenze e report in un unico sistema, con ruoli e permessi | 20.000-50.000 € | 3-6 mesi |
| Piattaforma complessa | Più sedi, app per i tecnici, portale clienti, integrazioni con e-commerce, banca e fatturazione | oltre 50.000 € | 6-12 mesi, a fasi |
A questi importi si aggiungono i costi ricorrenti: hosting in cloud (da qualche decina a qualche centinaio di euro al mese, secondo il carico) e manutenzione evolutiva, che di solito vale ogni anno una quota del costo iniziale.
Da cosa dipende il costo
- Numero di processi. Un gestionale che segue solo gli ordini costa molto meno di uno che segue offerta, ordine, produzione, consegna e fattura. Conviene partire dai processi che oggi fanno perdere più tempo.
- Utenti, ruoli e permessi. Amministrazione, commerciali, magazzino e tecnici vedono dati diversi: ogni ruolo va progettato e testato.
- Integrazioni. Fatturazione elettronica, e-commerce, CRM, banca, corrieri, marketplace: ogni collegamento richiede analisi delle API dell’altro sistema e controlli sugli errori. Spesso è la voce che pesa di più.
- Migrazione dei dati. Portare anni di fogli Excel o di un vecchio gestionale nel nuovo sistema significa pulire doppioni, uniformare codici e anagrafiche.
- App e accesso da mobile. Un’app per i tecnici sul campo o un portale per i clienti è un progetto nel progetto.
- Sicurezza e normative. Dati personali (GDPR), log degli accessi, backup, disponibilità del servizio: più sono critici i dati, più cura serve.
Su misura, personalizzato o pronto: cosa cambia nel prezzo
| Gestionale pronto (in abbonamento) | Gestionale pronto personalizzato | Gestionale su misura | |
|---|---|---|---|
| Costo iniziale | Basso | Medio | Più alto |
| Costo nel tempo | Canone per utente, cresce con l’azienda | Canone + personalizzazioni a ogni aggiornamento | Hosting e manutenzione, niente canone per utente |
| Adattamento ai processi | Siete voi ad adattarvi al software | Parziale | Il software segue i vostri processi |
| Proprietà | Del fornitore | Del fornitore | Il codice può essere vostro (va scritto nel contratto) |
| Quando conviene | Processi standard, pochi utenti | Processi quasi standard | Processi specifici, molti utenti o integrazioni |
Il confronto va fatto su 3-5 anni, non sul primo preventivo: un canone per utente che sembra basso, moltiplicato per venti persone e cinque anni, spesso supera il costo di un software su misura.
Come si arriva a un preventivo affidabile
- Analisi dei processi: chi fa cosa, con quali dati, dove si perde tempo. Senza questa fase qualsiasi prezzo è un’ipotesi.
- Elenco delle funzioni divise per priorità: cosa serve dal primo giorno e cosa può arrivare dopo.
- Prima versione (MVP): si mette in uso il cuore del gestionale in poche settimane o mesi, poi si aggiungono moduli. Il budget si distribuisce nel tempo e si corregge la rotta con l’uso reale.
- Preventivo a fasi con importi, tempi e cosa è escluso.
Cosa controllare nel preventivo
- Elenco delle funzioni incluse, scritto in modo verificabile (non «gestione completa del magazzino»).
- Chi possiede il codice sorgente e dove sono ospitati i dati.
- Migrazione dei dati: inclusa o no, e di quali archivi.
- Formazione degli utenti e periodo di assistenza dopo il rilascio.
- Costo della manutenzione e delle modifiche future.
- Backup, sicurezza e trattamento dei dati personali.
Come lavoriamo in Syrus Industry
Siamo una software house di Roma attiva dal 2004 e lavoriamo con aziende in tutta Italia, anche da remoto. Sviluppiamo in PHP/Laravel, Python e JavaScript, con database MySQL e infrastrutture cloud, e realizziamo app e integrazioni via API con i software che l’azienda usa già. Tra i nostri progetti c’è la piattaforma Fipidea, il marketplace dei brevetti fipidea.com, progettato e sviluppato interamente da noi. Siamo abilitati sul MePA.
Trovi il dettaglio dei servizi nella pagina software gestionale.
Domande frequenti
Si può partire con un budget limitato?
Sì: si sviluppa prima il modulo che fa risparmiare più tempo e si aggiungono gli altri quando il primo è in uso. È anche il modo più sicuro per verificare il fornitore.
Quanto costa mantenere un gestionale su misura?
Servono hosting, aggiornamenti di sicurezza e piccoli interventi: di solito un canone annuale concordato, più le nuove funzioni preventivate a parte.
Il software resta nostro?
Dipende dal contratto: chiedi sempre che sia scritto chi possiede il codice sorgente e come riaverlo se cambi fornitore.
Quanto tempo serve per vederlo in uso?
Una prima versione di un gestionale per un reparto si mette in uso in genere in 1-3 mesi; un gestionale aziendale completo si rilascia a fasi in 3-6 mesi.
